"ALAT KOMUNIKASI KANTOR"

MESIN-MESIN KANTOR SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI

KENAPA KOMUNIKASI ITU PENTING??????

Karena Komunikasi  merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan
kantor memiliki hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama
menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. Ada Jenis-jenis alat komunikasi seperti  Alat komunikasi berupa audio yaitu suatu alat komunikasi  yang dapat ditangkap melalui alat pendengaran . Contoh : Telepon, Radio, Tape recorde. Alat komunikasi yang berupa audio visual Yaitu alat komunikasi yang dapat dilihat dan dapat didengar.Contoh : Televisi, VCD, Internet . Alat komunikasi berupa visual  yaitu alat komunikasi  yang ditangkap melalui alat penglihatan. Contoh: Surat dan Chart

Di dalam komunikasi ada bentuk-bentuk komunikasi lainya
1. KOMUNIKASI INTERNAL

Komunikasi Internal merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam organisasi.Sebagai pegawai, kita adalah orang pertama mendengarkan keluhan pelanggan atau mengetahui keadaan di lapangan yang menyebabkan penualan perusahan menurun.Menurut informasi inilah yang dibutuhkan supervisor atau manajer kita dalam melaksanakan tugasnya. Komunikasi ini ada macam jaringan yakni

a.       Jaringan Komunikasi Formal, sepeti Komunikasi yang dilakukan berdasarkan rentang atau struktur organisasi perusahaan

Contohnya

1.        Downward  : Komunikasi atas ke bawah.Contohnya pimpinan memberikan intrusksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumumamn, rapat, majalah intern

2.       Upward : Komunikasi yang terjadi dari bawah ke atas. Contohnya: staf memberikan laporan, saran – saran, pengaduan, kritikan, kotak saran kepada pimpinan.

3.       Horizontal : Komunikasi mendatar, antara anggota staff dengan anggota staff. Berlangsung tidak formal, antara lain dengan komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja

b.      Jaringan Komunikasi Informal  Adalah komunikasi yang terjadi di antara seluruh bagian organisasi sebagai perwujudan kebutuhan manusia sebagai insan social

c.       Komunikasi diagonal Adalah komunikasi antara pimpinan seksi atau bagian dengan pegawai seksi / bagian lainnya

2. KOMUNIKASI EKSTERNAL

Komunikasi yang dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi, dan biasanya dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat yang berhubungan dengan perusahaan. Yang meliputi:

a.      Komunikasi Verbal Komunikasi yang berupa kata–kata yang disusun agar memiliki arti

b.      Komunikasi Non verbal Adalah proses komunikasi tanpa kata, berupa syarat, gerak tubuh ekspresi wajah, hubungan yang renggang,dan sikap terhadap waktu yang tersedia ketika berkomunikasi tanpa, dengan kata lain

c.       Komunikasi Tulisan adalah Komunikasi ini dapat berupa memo, surat e-mail, faksimile, bulletin yang ditansfer melalui tulisan / simbol pada sebuah media.

alat perkembangan komunikasi

                Sejak jaman dahulu manusia telah menciptakan berbagai alat dalam melakukan komunikasi khususnya media komunikasi jarak jauh untuk mendapatkan informasi atau tujuan lainnya tanpa perlu mendatangi langsung ke tempat tujuan untuk mengetahui informasi tersebut.Sejarah perkembangan komunikasi terus mengalami perubahan di setiap masa.Mulai zaman prasejarah hingga era modern seperti saat ini. Langsung saja ini merupakan sejarah perkembangan alat komunikasi dari masa ke masa yang telah diciptakan manusia untuk mendapatkan informasi yang lebih mudah dan maksimal.
                Berikut ini merupakan beberapa perkembangan alat komunikasi serta kekurangan dan kelebihan masing masing:

1.       telegraf 

adalah alat komunikasi yang menggunakan peralatan listrik untuk mengirimkandan menerima sinyal sesuai dengan kode dalam bentuk pulsa listrik.Di dalamnyaterdapat kabel-kabel tembaga yang berguna untuk mengirimkan sinyal jarak jauh. Sinyal-sinya tersebut merupakan kode-kode sederhana yang mewakili pesan yang dikirim.Kode tersebut dikenal dengan nama kode morse yaitu sebuah sistem pengiriman pesandengan perpaduan suara yang panjang (diwakili dengan tanda garis penghubung) dan pendek (diwakili dengan tanda titiktitik) untuk mengkodekan bermacam-macam huruf,angka dan karakter yang lain.

adapun kelebihan telegraf yaitu Mesin yang dapat mengirimkan pesan dalam waktu sekejap dengan menggunakan kawat. Kekurangannya itu biaya yang diperlukan sangatlah mahal dan jalur telegraf yang digunakan sangat sibuk sehingga pesan yang diutamakan untuk dikirim adalah pesan-pesan penting.

2.       Telepon

Telepon adalah peralatan yang mengubah suara menjadi energi listrik danmengirimkannya melalui kabel jaringan telepon dan sebaliknya mengubah energi listrik dari kabel jaringan telepon menjadi suara. Kelebihan Telepon yaitu Tarif telepon lebih murah, Kualitas suara lebih jernih, tidak terputus-putus karena tidak tergantung sinyal, Jangka waktu pemakaian telepon lebih lama/awet. Hal ini karena telepon tidak mengalami   gangguan berupa virus, tidak memerlukan perawatan khusus. Sedangkan Kekurangan Telepon Tidak praktis/efisien. Telepon terikat pada kabel sehingga tidak dapat dibawa kemana-mana dan Kenyamanan Telepon biasanya digunakan tidak secara personal sehingga tidak efektif bila ingin menggunakannya.

3.       Telepon Genggam (Handphone)

Teknologi telepon genggam atau telepon seluler merupakan gabungan dari teknologi

telepon dengan teknologi radio, yang mengirimkan sinyal suara melalui gelombang radio.
Karena bersifat nirkabel (wireless), maka telepon tersebut
Memungkinkan terjadinya komunikasi bergerak.
Di Indonesia terdapat dua teknologi handphone yaitu  Global System for Mobile Comunication (GSM) dan Code Division Multiple Access(CDMA). Secara prinsip, beda antara keduanya adalah cara penggunaan kode dan pemancar frekuensi yang digunakan.

Dengan kecanggihan teknologi, handphone dibuat dengan berbagai bentuk

Fitur-fitur yang ditambahkan didalamnya  sangat kompleks, mulai dari kamera digital, radio FM, pemutar MP3/MP4, video, dan berbagai jenis permainan yang menarik.
Di dalam penggunaan hp ada Kelebihan Telepon Seluler, Praktis/efisien, Telepon seluler
membantu dalam hal kemudahan komunikasi.Ukuran telepon seluler yang makin lama makin kecil lebih praktis dan lebih mudah dibawa kemana-mana, Aksesori. Tersedia sejumlah aksesori untuk melengkapi telepon seluler. Misalnya travel charger, headset, earphone, dll,  Keamanan Terdapat berbagai macam kode pengaman telepon. Tetapi ada Kekurangan Telepon Seluler seperti Tarif,, Sinyal yang Jangkauan sinyal masing-masing operator yang terbatas sehingga mempengaruhi kualitas proses telepon, yaitu suara menjadi tidak jelas dan terputus-putus lalu ada Virus Dengan semakin bertambahnya telepon seluler mengakibatkan munculnya virus yang menyerang komponen telepon seluler, Mengganggu peralatan elektronik. Hampir semua peralatan elektronik modern dilindungi sinyal frekuensi radio (RF). Meskipun demikian, ada peralatan elektronik yang tidak dilindungi oleh sinyal RF dari telepon seluler dan Kesehatan biasanya Adanya  ancaman  radiasi yang disebabkan oleh penggunaan telepon seluler.

4.        Faksimili (faks)

Faksimili digunakan untuk menerima dan mengiriminformasi melalui telefoto dengan sistem reproduksifotografi sehingga memungkinkan kita dapatmengirimkan salinan isi suatu halaman, baik berupatulisan maupun gambar ke mesin faksimili lainmelalui saluran telepon dalam hitungan menit

Mesin Faksimili sering disebut juga dengan mesin fotocopy jarak jauh.
Cara kerja faksimili adalah pengirimakan memasukkan dokumen ke bagian dokumen feeder pada mesin faks, kemudianmenekan nomor telepon mesin faks yang dituju. Apabila koneksi atau hubungan darinomor pengirim ke mesin faks telah terjadi, mesin faks akan memindai (scan) setiap halaman yang ingin dikirim dan mengubahnya menjadi sinyal listrik yang kemudian dikirimkan melalui kabel telepon ke mesin faks penerima Ini berarti, baik pengirim maupun penerima pesanharus mempunyai mesin faksimili

5.       Pocket PC (PDA)

PDA (Personal DigitalAssistants) yaitu sebuah komputer seukuran telapak tangan yang dapat digunakan untuk menyimpan, mengakses dan mengorganisasi informasi.Dalam waktuyang hampir sama, ketika dunia komputer mulai memperhatikan aspek portabilitas- nya(aspek kemudahan untuk dibawa), maka lahirlah produk semi-notebook seperti Psion.Inilah yang mengilhamkan produk PDA memasukkan fungsi komputer secara perlahan,khususnya Microsoft dengan Pocket PC-nya.

6. Internet

Internet (kependekan dari interconnection-networking) secara harfiah ialah sistem global dari seluruh jaringan komputer yang saling terhubung menggunakan standar Internet Protocol Suite (TCP/IP) untuk melayani miliaran pengguna di seluruh dunia
 Internet merupakan jaringan komputer yang dibentuk oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat di tahun 1969, melalui proyek ARPA yang disebut ARPANET (Advanced Research Project Agency Network), di mana mereka mendemonstrasikan bagaimana dengan hardware dan software komputer yang berbasis UNIX, kita bisa melakukan komunikasi dalam jarak yang tidak terhingga melalui saluran telepon  Di antara semua ini, email/Surat elektroniK  dan World Wide Web lebih kerap digunakan, dan lebih banyak servis yang dibangun berdasarkannya, seperti milis (Mailing List) dan Weblog.

Internet memungkinkan adanya servis terkini (Real-time service), seperti web radio, dan webcast, yang dapat diakses di seluruh dunia. Selain itu melalui Internet dimungkinkan untuk berkomunikasi secara langsung antara dua pengguna atau lebih melalui program pengirim pesan instan, seperti Camfrog, Pidgin (Gaim), Trilian, Kopete, Yahoo! Messenger, MSN Messenger Windows Live Messenger, Twitter, dan lain sebagainya. Kelebihan internet antara lain, Konektivitas dan jangkauan global, Akses 24 jam, Kecepatan, Interaktivitas dan fleksibilitas

Kekurangan internet  tersebut antara lain : Ancaman virus,Ketergantungan pada jaringan telepon, satelit dan Internet Service Provider
Di dalam komunikasi tentunya terdapat kelemahan dan kelebihan misal kelebihan nya, Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan,Dapat menghemat tenaga dan waktu, Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan,Memudahkan pengawasan.Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak,Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan,Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan. Dan kerugianya, Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi, Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya,Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka,Kadang-kadang fleksibilitas daei beberapa metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan,Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan


Daftar Pustaka

1.       Lailabagis. media-komunikasi-modern-serta-kelebihan.

(http://lailabagis.blogspot.com/2013/07/media-komunikasi-modern-serta-kelebihan_28.html). di akses 28 juli 2013.

2.       andhy-brenjenk. kendala-dan-masalah-komunikasi-bisnis. 

(http://andhy-brenjenk.blogspot.com/2011/10/kendala-dan-masalah-komunikasi-bisnis.html). diakses November 2011

3.       lianuraliny. komunikasi-kantor.

(http://lianuraliny.blogspot.com/2013/04/komunikasi-kantor.html). diakses 15 april 2013.

4.       anugerahdino. alat-komunikasi-kantor.  

(http://anugerahdino.blogspot.com/2015/02/alat-komunikasi-kantor.html). diakses 23 februari 2015