Mengelolah Query

Menurut WIKIPEDIA database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi.

Jadi secara konsep basis data atau database adalah kumpulan dari data-data yang membentuk suatu berkas (file) yang saling berhubungan (relation) dengan tatcara yang tertentu untuk membentuk data baru atau informasi. Atau basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan (relasi) antara satu dengan yang lainnya yang diorganisasikan berdasarkan skema atau struktur tertentu. Pada komputer, basis data disimpan dalam perangkat hardware penyimpan, dan dengan software tertentu dimanipulasiunruk kepentingan atau keguanaan tertentu. Hubungan atau relasi data biasanya ditunjukkan dengan kunci (key) dari tiap file yang ada. Data merupakan fakta atau nilai (value) yang tercatat atau merepresentasikan deskripsi dari suatu objek.

Dengan query, Anda selain dapat menggabungkan beberapa tabel ke dalam suatu query, mengurut data, menyaring (filter) data sesuai dengan kriteria yang diingin-kan, juga Anda dapat menambahkan field dengan rumus (formula) baik perhitungan matematika maupun dengan menggunakan fungsi-fungsi dalam Microsoft Excel, seperti fungsi logika IF dan String.

1.     Menambah Field dengan Rumus (Formula)

Di dalam query, Anda dapat menambahkan field baru dengan rumus atau fungsi-fungsi untuk menghitung suatu nilai dalam database. Sebagai contoh, Anda dapat menambahkan field baru TOTAL HARGA yaitu perkalian antara HARGA dikalikan UNIT.

Maka pada jendela desain query, Anda tambahkan field baru di kolom terakhir yaitu dengan mengetikkan rumus TOTAL HARGA : [HARGA]*[UNIT] seperti yang tampak di bawah ini :

 apabila ingin memperbesar penulisan rumus maka cobalah pada gambar di atas maka hasilnya seperti ini :

setelah perumusan selesai jangan lupa klik" run" pada jendela anda serta jangan lupa "tanda centang" pada kotak kecil 

2. FUNGSI LOGIKA

Di dalam dunia kerja, sering kita jumpai permasalahan yang tidak dapat diselesaikan hanya dengan menggunakan perumusan sederhana. Bahkan sering terjadi suatu permasalahan dengan menawarkan beberapa alternatif pemecahan tergantung pada ketentuan yang berlaku untuk masing-masing pemecahan. Permasalahan semacam ini di dalam Microsoft Access dapat diselesaikan dengan menggunakan fungsi Logika.

Salah satu fungsi yang sering digunakan untuk memecahkan permasalahan yang menyangkut peristiwa-peristiwa logika yaitu dengan fungsi IIF. Sedangkan fungsi-fungsi yang lain dimanfaatkan untuk membantu mengoptimalkan kegunaan fungsi IIF ini.

 Dengan operasi logika ini, Microsoft Access dapat melakukan penilaian apakah suatu pernyataan itu Benar (True) atau Salah (False).

• Ekspresi atau Pernyataan Logika

Jika Anda menggunakan operasi logika, biasanya diperlukan adanya ekspresi atau pernyataan logika. Untuk menggunakan ekspresi atau pernyataan logika, diperlukan salah satu operator relasi (operator pembanding).

• Operator Relasi

Yang termasuk operator relasi yang sering digunakan di dalam pernyataan logika, diantaranya adalah sebagai berikut :

Operator Relasi	Artinya
=	Sama dengan
<	Lebih kecil
>	Lebih besar
<=	Lebih kecil atau sama dengan
>=	Lebih besar atau sama dengan
<>	Tidak sama dengan

Selain pengujian fungsi-fungsi logikan dengan menggunakan operator relasi, Anda juga dapat memanfaatkan operator logika, di mana operator ini akan menentukan hubungan antara elemen-elemen yang diuji. Di dalam penggunaannya, fungsi logika sering digunakan bersamaan dengan fungsi yang lainnya. 

• Fungsi Logika  AND

Fungsi AND akan akan menghasilkan TRUE, apabila argumennya BENAR, dan akan menghasilkan FALSE jika salah satu atau beberapa argumennya SALAH.  

Contoh Perumpamaan Logika AND :

Jika pembeli membeli barang lebih dari 10 pcs maka tidak dikenakan ongkos kirim sedangkan apabila pembeli memesan di bawah 10 pcs akan di kenakan ongkos kirim.

RUMUS :

BONUS ++ : IIf([UNIT]>=7 And [TOTAL HARGA]>=5000000,"GET ONE fladeo","Tidak Dapat Bonus")

lakukan cara sama seperti langkah pertama , dan hasilnya.

3. STRING

Fungsi Teks (String) yang sering disebut sebagai fungsi karakter memuat fungsi-fungsi yang dapat digunakan untuk mengoperasikan data yang berjenis karakter. Teks dapat berupa huruf (alphabetic), angka (numeric), gabungan antara huruf dan angka (alphanumeric), serta karakter-karakter khusus.

Di dalam penulisan formula, setiap data yang berupa teks, harus diapit dengan tanda petik (“). Pada umumnya fungsi string/teks digunakan untuk melengkapi fungsi-fungsi lain seperti fungsi logika (kombinasi fungsi logika IIF dengan string). Sebenarnya fungsi-fungsi string banyak sekali, namun yang sering digunakan pada Microsoft Access di antaranya yaitu fungsi Left, Right dan Mid.

gambar ini merupakan bentuk string secara utuh ,nah kita akan membedah rumuh string agar berhasil

Lakukan cara seperti awal  yakni “create-pada field klik kotak kecil tersebut kemudian pilih opsi yang ada –kemudian tulislah rumus”

Seperti yang telah dijelaskan bahwasanya string membpunyai 3 fungsi.

• Fungsi Left

Fungsi Left digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kiri sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum penulisan Fungsi Left :

LEFT([Nama_Field],Jumlah karakter)

CONTOH RUMUS:

KODE I: Left([PEMBELI],3)

Tampak hasilnya di layar akan muncul 3 karakter pertama yang diambil pada field pembeli.

• Fungsi Right

Fungsi Right digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kanan sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum penulisan Fungsi Right :

RIGHT([Nama_Field],Jumlah karakter)

CONTOH RUMUS:

KODE II: RIGHT([BRAND],3)

kemudian akan jadi hasil seperti gambar berikut:

• Fungsi MID

Fungsi MID  digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks mulai dari kedudukan tertentu sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum penulisan Fungsi Mid :

MID([Nama_Field],Kedudukan_Mulai,Jumlah karakter)

CONTOH RUMUS:

KODE III: Mid([PEMBELI],3,1)

kemudian hasilnya sebagai berikut:

Tampak hasilnya di layar akan muncul satu karakter pada posisi karakter ketiga diambil dari field pembeli.

4. Kombinasi fungsi Logika IF dengan fungsi String (Left, Right, Mid)

Pemanfaatan fungsi String/Teks adalah fungsi Logika IF dan fungsi String. Artinya untuk memecahkan permasalahan diperlukan kombinasi atau gabungan antara fungsi logika IF dengan fungsi lainnya, misal fungsi string/teks.

dalam pembuatan kombinasi maka buatlah data baru sesuai dengan langkah-langkah awal. maka akan nampak seperti ini

kemudian klik view-desgn view untuk memasukan rumus

Contoh kombinasi fungsi logika IF dengan Teks (LEFT, RIGHT, dan MID)

Ketentuan :

1.       Tambahkan field PEMBELI pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil karakter depan dari Nama pembeli, jika :

Kode = LIL, maka PEMBELINYA = LILIS

Kode = GAL, maka PEMBELINYA = GALUNG

2.       Tambahkan field BRAND pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil 3 karakter dari Kode, jika:

Kode = DAS, maka NAMA BRAND = ADIDAS

Kode = IKE, maka NAMA BRAND = NIKE

Kode = ETH, maka NAMA BRAND = MACHBETH

3.       Tambahkan field TAHUN BELI pada kolom kelima dengan ketentuan, diambil 2 karakter dari Kode, jika :

Kode = 10, maka Tahun Beli = 2010

Kode = 11, maka Tahun Beli = 2011

Kode = 12, maka Tahun Beli = 2012 

Rumus kombinasi dengan LEFT sebagai berikut:

SEPATU: IIf(Left([KODE],2)="AD","ADIDAS",IIf(Left([KODE],2)="AS","ALL STAR",IIf(Left([KODE],2)="FD","FLADEO",IIf(Left([KODE],2)="NK","NIKE",IIf(Left([KODE],2)="NB","NEW BALLANCE")))))

kemudian masukan rumus righ untuk kombinasi dengan string lakukan cara seperti pada left

Dengan rumus:

RINCIAN BARANG: IIf(Right([KODE],1)="1","2011",IIf(Right([KODE],1)="2","2012",IIf(Right([KODE],1)="3","2013",IIf(Right([KODE],1)="4","2014",IIf(Right([KODE],1)="5","2015")))))

Sehingga hasil akhirnya seperti berikut :

Kemudian pada fungsi Mid tidak bisa di kombinasikan ?

Karena pada awalnya dalam Kode/Pengkodean misalkan "NK-K4" tidak mempunyai titik tengah maka dari situlah data yang saya buat tidak bisa di gunakan untuk kombinasi fungsi Mid. Jika menginginkan kombinasi mid sejak awal harus menggunakan pengkodeaan dengan baik misalkan "NKK4IY" maka nanti jika di masukan ke dalam fungsi MID akan menjadi "K4".

Sekian pembelajaran pada MENGELOLAH QUERY harus wajib membutuhkan tenaga extra dan kefokusan yang tajam agar semua bisa balance.

See you